關于印發(fā)《滁州市直政府投資協(xié)審機構價款結算審計項目檔案管理辦法(試行)》的通知
審固投〔2018〕117號
滁州市直各政府投資項目協(xié)審機構：
為進一步加強協(xié)審中介機構審計項目管理，規(guī)范政府投資協(xié)審機構價款結算審計項目檔案管理工作，市固定資產投資審計中心制訂了《滁州市直政府投資協(xié)審機構價款結算審計項目檔案管理辦法(試行)》,請遵照執(zhí)行。
2018年9月6日
滁州市直政府投資協(xié)審機構價款結算審計項目
檔案管理辦法(試行)
第一章 總 則
第一條 為進一步加強協(xié)審中介機構審計項目管理，規(guī)范政府投資協(xié)審機構價款結算審計項目檔案管理工作，結合工作實際，制訂本辦法。
第二條 本辦法所稱價款結算審計項目檔案，是指協(xié)審機構從接受委托、取證、計算、復核到出具審計結果全過程中形成的具有查考和保存價值的文件和材料。
第三條 結算項目審計檔案按存在形式，分為紙質檔案、電子檔案。紙質檔案以紙張為載體。電子檔案是指數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。
第四條 協(xié)審機構應建立審計項目文件歸檔制度，指定專人負責本單位審計檔案歸檔工作，審計項目檔案的收集、整理、移交歸檔、保管等工作應納入單位管理制度和相關人員的崗位責任。
第二章 項目歸檔內容和要求
第五條 結算審計項目檔案應以一個受委托協(xié)審項目為歸集對象，一個項目可立一卷或者若干卷，同一建設項目協(xié)審檔案中可包括多個單項工程價款協(xié)審資料。工程結算的審計結果及證明審計結果的取證材料必須納入項目檔案。
第六條 紙質檔案主要包括協(xié)審報告、定案表、備案表、委托協(xié)議、審計通知書、招投標文件等。電子檔案主要包括電子圖紙、招投標文件簽章部分及涉及工程造價的條款及答疑、商務標電子版等。
第七條 紙質檔案歸檔要求
（1） 附件目錄中的文件材料按項目實施過程中有發(fā)生的時間先后順序排列，在實際立卷時如遇缺項，后面材料可順接。
（2） 協(xié)審檔案案卷內的每份或者每組文件之間的排列規(guī)則：正件在前，附件在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，基礎性文件在后。
（3） 檔案裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯頁、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用。
第八條 電子文件歸檔要求
（1） 電子檔案應按照本單位紙制檔案的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、硬磁盤等）；
（2） 存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明審計項目名稱、存入日期等。
（3） 對專業(yè)特殊軟件形成的電子文件應在注明軟件名稱及版本。
第三章 檔案驗收和考核
第九條 協(xié)審項目紙質檔案和電子檔案由項目主審負責組織歸檔工作。紙質檔案及電子檔案在協(xié)審項目報送市投資審計中心備案審核時進行預驗收。在跟蹤審計辦公室通過協(xié)審結果報告后15日內進行正式驗收。協(xié)審機構不得以任何理由拖延歸檔。
第十條 結算審計項目檔案驗收合格后協(xié)審機構應妥善保管，電子檔案預驗收合格后，拷貝一份完整電子檔案交市投資審計中心。
第十一條 檔案的驗收包括以下內容：核實歸檔文件的真實性、完整性、有效性。電子檔案載體有無劃痕、是否清潔，有無病毒；對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件及版本。
第十二條 投資審計中心工作人員按照要求對檔案逐一驗收，對不合格者退回重新報驗直至合格，驗收合格后方可辦理協(xié)審中介機構審計費用請款手續(xù)。
第十三條 工程價款結算審計協(xié)審項目檔案歸檔移交工作納入協(xié)審單位日�？己恕⒖荚u范圍。檔案驗收不合格的，應在10個工作日內補充完善，仍不合格的在年度結算考核時扣分；發(fā)生延遲歸檔10個工作日內的，在年度結算考核時扣分，10個工作日以上的采取扣減一定協(xié)審費用或暫停協(xié)審審計項目搖號的方式處理。
第十四條 市投資審計中心負責對本辦法的解釋。本辦法自2018年9月1日起執(zhí)行。
附件：1.紙質檔案目錄
2.電子檔案目錄
附件1：
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紙質檔案目錄
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項目名稱： 協(xié)審機構： 項目主審： 立檔日期：
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序號
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檔案名稱
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頁碼范圍
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卷次
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備注
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1
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結論性資料
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備案表
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2
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協(xié)審報告（包括定案表、工程結算審核造價明細）
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3
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協(xié)審調整報告（包括工程結算審核調整造價明細）
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5
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證明性資料(過程文件)
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關于規(guī)范政府投資項目竣工結算編報的告知函
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6
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審計通知書
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7
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協(xié)審項目委托協(xié)議
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8
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送審資料協(xié)審移交接收登記表
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9
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審計資料完整性告知書
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10
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審計核對通知單
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11
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核對時間記錄表
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施工單位核對授權書
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結算審計現(xiàn)場勘查記錄單
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證明性資料（合同文件）
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合同、補充協(xié)議
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證明性資料（招投標文件）
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招標文件
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18
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招標工程量清單
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招標控制價
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20
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投標文件商務標
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中標通知書
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標前會議紀要及詢標答復
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證明性資料（設計文件）
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工程勘察資料、設計圖紙
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24
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圖紙會審紀要
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設計交底記錄
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26
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證明性資料（結算文件）
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施工單位工程結算書
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現(xiàn)場簽證資料
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工程變更資料
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29
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會議紀要
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材料、設備詢價定價資料
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證明性資料（施工文件）
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竣工驗收資料
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隱蔽工程資料
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其他相關資料
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工程量計算書
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審計日志等
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附件:2：
電子檔案目錄
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項目名稱： 項目主審： 立檔日期：
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序號
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檔案名稱
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1
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電子版設計圖紙及涉及部分工程變更造價的圖紙會審交底記錄
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2
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招投標文件簽章部分及涉及工程造價的條款及答疑
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3
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商務標簽章部分及報價電子版
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4
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工程量清單和控制價簽章部分、說明及電子版
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5
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工程承發(fā)包合同（BT協(xié)議）簽章部分及涉及工程造價的條款
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6
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涉及工程造價結算的施工組織設計方案及經批準的有關專項方案
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7
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涉及工程造價結算設計變更通知書
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8
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工程變更聯(lián)系單、報告，計量計價等簽證資料、涉及工程變更的會議紀要等審批程序等資料
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9
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隱蔽工程等影像資料
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10
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設備、材料采購（暫估價材料）價格確定有關資料
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工程竣工驗收報告、電子版竣工圖
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12
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跟蹤審計單位出具的工程結算審核報告（包括簽章部分）及相關資料
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施工單位編報的工程決算書簽章部分及電子版
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14
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其他備所需的存檔的電子資料
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備注：（1）文字型、表格型電子文件以word、excel、pdf為通用格式；圖紙類電子文件以cad為通用格式。
（2）對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，掃描型電子文件以JPEG、JPG等常用格式為通用格式。
（3）原始照片文件以JPEG、JPG等常用格式為通用格式，且保留原始信息，不得進行再處理。
（4）視頻電子文件以MP4、AVI等常用格式為通用格式，且保留原始信息，不得進行再處理。
（5）音頻電子文件以WAV、MP3、AAC為通用格式等常用格式為通用格式，且保留原始信息，不得進行再處理。
（6）對用專用算量計價軟件產生的電子文件，注明文件名稱的同時需注明其軟件型號等。
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